§ 3. Упорядкування адрес електронної пошти. Етикет і безпека листування

3. 1. АДРЕСНА КНИГА

Електронна пошта широко застосовується як засіб ділового листування. Працівники, для яких така комунікація є невід’ємною частиною роботи, отримують десятки листів за день і листуються з десятками і сотнями людей. За таких умов особливого значення набуває проблема впорядкування електронних адрес та швидкий пошук потрібної адреси.

Як веб-інтерфейс, так і поштові клієнти допомагають користувачам у вирішенні цієї проблеми. Наприклад, щойно ви почнете вводити адресу одержувача, вам буде запропоновано на вибір адреси, які трапляються у вашій пошті та починаються із введеної літери (рис. 1.14).

У системах електронної пошти інформація про людину зазвичай позначається терміном «контакт». До цієї інформації належать ім’я та прізвище особи, адреса електронної пошти, телефони (робочий та приватний), місце роботи, день народження тощо. Усі ці відомості зберігаються в адресній книзі, яку також називають книгою контактів. Для її відкриття потрібно клацнути посилання контакти.

Адресна книга — це список адрес електронної пошти та імен користувачів, з якого вибирають одержувачів повідомлення.

Контакти в адресну книгу потрібно заносити вручну, але багато систем веб-пошти і поштових клієнтів допомагають вам у цьому, формуючи списки адрес людей, з якими ви найчастіше спілкуєтесь. Клацнувши елемент у такому списку, ви можете доповнити інформацію про контакт і включити його у відповідну групу (наприклад, друзі, однокласники).

Для того щоб створити контакт «з нуля», потрібно натиснути кнопку Новий контакт, після чого відкривається форма з полями (рис. 1.15). Заповнивши її, слід натиснути кнопку Зберегти зміни.

робота з групами контактів

Як ви вже знаєте, електронний лист можна надіслати кільком адресатам, вказавши їх у полях копія і прихована копія. А якщо адресатів 10 чи 25? Як уникнути марудної роботи з вибирання адрес у разі, коли, наприклад, учитель періодично надсилає учням електронні листи із завданнями? Для цього слід користуватися групами, які можна створювати в адресних книгах. Загальний порядок дій при цьому такий:

1.    Створити групу контактів (наприклад, з іменем друзі, Учні 7-А, Мої однокласники тощо).

2.    Занести в групу відповідні контакти з адресної книги. Це можна зробити у формі редагування контакту.

3.    На сторінці контактів обрати групу, а потім обрати всіх її членів і натиснути кнопку Написати обраним.

4.    Після цього відкриється сторінка для написання листа, в полі Кому якої міститимуться адреси членів групи.

3.3.    ЗАХИСТ    ВІД    СПАМУ

Електронна пошта постійно піддається інформаційним атакам рекламного характеру. Листи, що містять таку інформацію, називають спамом, а тих, хто його розсилає, — спамерами. Адреси поштових скриньок для надсилання листів спамери вгадують з допомогою спеціальних програм, які генерують адреси за певними правилами, або беруть із форумів та сайтів, де їх залишають необережні користувачі.

Щоб убезпечити себе від спаму, дотримуйтесь таких правил:

•    не повідомляйте своєї електронної адреси на сумнівних сайтах і форумах;

•    ніколи не відповідайте на підозрілі повідомлення і не клацайте посилання, які в них є, оскільки це може призвести до ураження комп’ютера вірусами.

Програмне забезпечення для роботи з поштою автоматично визначає спам і переміщує його в окрему папку. Проте іноді туди потрапляють листи, що не є спамом. Якщо листи від певного відправника до вас не надходять, перевірте, чи не переміщено їх до такої папки, і вкажіть системі, що це не спам (в інтерфейсі зазвичай для цього передбачена відповідна кнопка).

Спам — це небажане повідомлення з рекламною або іншою інформацією.

Слово спам походить від (англ. spam) назви м’ясного продукту, реклама якого була дуже нав’язливою.

3.4.    етикет електронного листування

Завдяки електронній пошті люди, що живуть у різних куточках світу, мають змогу спілкуватися між собою, витрачаючи на це мінімум зусиль, часу і коштів. Щоб таке листування було приємним, потрібно дотримуватися правил етикету електронного спілкування.

Завжди зазначайте тему листа. Тема має якомога точніше відображати зміст повідомлення.

У тексті листа дотримуйтеся зазначеної теми. Пам’ятайте, що багато людей щодня одержують десятки листів, тому викладайте свої думки чітко та лаконічно.

не надсилайте листів із вкладеними файлами великих обсягів. Це не лише сповільнює пересилання, а й може стати причиною повернення вашого листа, якщо на поштовому сервері встановлено обмеження на обсяг вкладеного файла.

У відповіді наводьте уривки з листа, на який відповідаєте, а не весь лист. Цитувати потрібно лише ті фрази, що безпосередньо стосуються змісту вашої відповіді. не пишіть увесь текст великими літерами. Такий текст дуже важко читати, застосовуйте великі літери до окремих слів, які необхідно виділити. Розбивайте текст на логічні абзаци. Це насамперед стосується листів з великим обсягом тексту.

Перевіряйте помилки. По-перше, з грамотною людиною приємно мати справу, а по-друге, помилки в словах або при розставленні пунктуаційних знаків можуть призвести до двоякого тлумачення змісту повідомлення.

Підписуйте лист. У підписі рекомендовано зазначати своє ім’я та адресу електронної пошти, а в діловому листуванні бажано додавати контактний телефон.

не затягуйте з відповіддю. Відповідати на листа слід упродовж доби.

Будьте ввічливі. Це правило не потребує коментарів.

3.5.    СМАЙЛИКИ

Електронні листи позбавлені емоційного забарвлення, яке властиве безпосередньому спілкуванню між людьми. Тому під час створення електронних повідомлень співрозмовники користуються так званими смайликами (від англ. smile — посмішка) — спеціальними наборами символів.

Зазвичай смайлики, як і текст, пишуть зліва направо (але читати їх потрібно, ніби повернувши на 90° за годинниковою стрілкою). Найпростіший смай-лик — це набір символів :-), який зображає посмішку. Очевидно, що двокрапка символізує очі, дефіс — ніс, а дужка — рот. Однак часто дефіс не пишуть зовсім, або замінюють іншим символом, наприклад, :о). Найчастіше вживані смайлики наведено в табл. 1.3.

Таблиця 1.3. Найчастіше вживані смайлики

Поштові системи також пропонують для вставляння в текст набори смайликів у вигляді маленьких зображень (рис. 1.16).

Як веб-інтерфейси, так і поштові клієнти мають вбудовані засоби прискорення введення адрес. Тільки-но ви почнете набирати адресу

з клавіатури, вам буде запропоновано на вибір список подібних адрес, що зустрічаються в листах вашої скриньки.

Для упорядкування і зберігання адрес електронної пошти використовують адресну книгу. Контакти в ній можна групувати, а потім швидко розсилати листи членам групи.

Щоб захиститися від спаму, слід дотримуватися певних правил: не повідомляти своєї електронної адреси на сумнівних сайтах; ніколи не відповідати на повідомлення від невідомих людей та не клацати зазначені в них посилання.

Учасники електронного листування мають дотримуватися правил етикету: обов’язково зазначати тему листа, дотримуватися зазначеної теми, бути ввічливими, підписувати листи.

1.    Для чого призначено адресну книгу? Яку інформацію в ній можна зберігати?

2.    Що таке група контактів? Для чого вона призначена?

3*. Опишіть загальний порядок розсилання листів багатьом адресатам.

4.    Що означає слово «спам»? Яку небезпеку він несе?

5.    Яких правил слід дотримуватися під час електронного листування?

6.    Для чого призначені смайлики? Перелічіть відомі вам смайлики.

1*. Як за темою та адресою відправника листа можна визначити, що цей лист є спамом?

2**. Чому одну адресу не можна включити в дві групи контактів?

Електронне листування з використанням веб-інтерфейсу. Вкладені файли

Завдання. Виконавши практичну роботу, ви навчитеся користуватися електронною поштою за допомогою веб-інтерфейсу безкоштовної поштової служби. Ви створите електронне повідомлення, прочитаєте надіслані електронні повідомлення і відповісте на листи від однокласників із вкладеними до них файлами, а також дізнаєтесь, як видаляти листи і переміщувати їх до іншої папки.

Хід роботи

1. Відкрийте зареєстровану поштову скриньку, створіть та надішліть електронний лист.

а) Перейдіть на стартову сторінку порталу Ukr.net або натисніть кнопку перейти до скриньки, яка з’являється в разі успішної реєстрації (рис. 1.9). У поле логін введіть назву електронної скриньки, а в поле пароль — свій пароль (рис. 1.17).

б)    Натисніть кнопку Увійти, а потім кнопку листи, щоб відкрити сторінку для роботи з скринькою.

в)    Натисніть посилання написати листа у верхній лівій частині вікна. На сторінці, що відкриється, введіть у поле кому електронну адресу одержувача (заздалегідь дізнайтеся її у свого друга), у поле Тема — тему повідомлення, у вікно нижче (рис. 1.18) — його текст.

г) Клацніть посилання Надіслати. Якщо все гаразд, система просигналізує про це повідомленням:

Лист буде переміщено до папки відправлені.

2. Прочитайте електронний лист від друга чи подруги та надішліть відповідь на нього, приєднавши до листа графічний файл.

а) Перевірте, чи не надійшов вам лист. Для цього клацніть посилання вхідні. Нові листи відображаються у вікні вхідних повідомлень. На панелі папок ліворуч біля назви Вхідні перше число означає кількість непрочитаних повідомлень, друге — загальну кількість повідомлень (на рис. 1.19 нових повідомлень — 1, усього одержано повідомлень — 11). Префікс Re: біля повідомлення означає, що це відповідь на ваш лист із зазначеною далі темою.

б)    Щоб прочитати новий лист, клацніть його тему. Відкриється вікно із текстом повідомлення.

в)    Для надсилання відповіді на лист, клацніть посилання відповісти. Після чого відкриється вікно, де в полі кому буде розміщено адресу автора вихідного листа, в полі Тема — попередню тему із префіксом Rе:, а у вікні введення тексту повідомлення буде наведено текст вихідного листа.

г)    Введіть відповідь, залишивши тільки ті цитати, на які ви реагуєте (рис. 1.20).

ґ) Додайте будь-який графічний файл до повідомлення, натиснувши кнопку Файл та обравши потрібний файл на диску (зауважте, що обсяг файла має бути не дуже великим, до 1 Мбайт).

д) Клацніть посилання надіслати, щоб надіслати лист-відповідь.

3.    Видаліть будь-який лист до папки Видалені, після чого відновіть його до папки Вхідні.

а)    Зайдіть до папки вхідні, підготуйте до видалення будь-який лист, встановивши прапорець ліворуч від теми повідомлення.

б)    Клацніть кнопку видалити. Після чого повідомлення потрапить до папки видалені.

в)    Увійдіть до папки видалені, підготуйте до переміщення будь-який лист, встановивши прапорець ліворуч від теми повідомлення.

г)    Оберіть команду відновити в 4 вхідні. Після чого повідомлення потрапить до папки вхідні.

Примітка. У разі потреби видалити повідомлення назавжди в папці видалені, слід клацнути команду видалити назавжди.

4.    Створіть власну папку листи від друзів та перемістіть туди всі листи, які ви отримали від друзів.

а)    Натисніть посилання керування папками.

б)    У вікні, що відкрилося, в поле нова папка введіть назву листи від друзів та натисніть кнопку Створити. В результаті буде створено нову папку із вказаною назвою (рис. 1.21).

в) Зайдіть до папки вхідні та перемістіть з неї усі листи від друзів до папки листи від друзів (спосіб переміщення листів з однієї папки до іншої описано в попередньому пункті).

Додаткове завдання. Створіть книгу контактів з електронними адресами своїх однокласників.