Табличний процесор

13.1. ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ПРОГРАМОЮ MICROSOFT EXCEL

У повсякденному житті досить часто виникає потреба в різноманітних обчисленнях. Якщо обчислень небагато в нагоді може стати звичайний калькулятор. А коли йдеться про велику кількість розрахунків, то самим калькулятором уже не обійтись, оскільки обчислення займуть дуже багато часу.

Для опрацювання табличних даних і розв’язання багатьох задач були створені спеціальні програми, які назвали табличними процесорами або програмами обробки електронних таблиць.

Табличний процесор — це прикладна програма, яка призначена для опрацювання даних, поданих у таблицях. Таблиці, які опрацьовує табличний процесор, називають електронними таблицями.

Обчислення за допомогою електронних таблиць можна виконувати в програмному засобі Microsoft Excel, що входить до пакета Microsoft Offiœ.

Назва Excel походить відангн. executable cells, що означає виконувані кнітинки.

Історичні відомості

Ідею енектронних табниць уперше сформунював американський вчений Річард Маттессич, опубнікувавши в 1961 р. доснідження під назвою «Budgeting Models and System Simulation». I

Основні функції Excel:

• введення, редагування і форматування даних;

• виконання обчислень за формулами;

• графічне зображення даних (побудова графіків, діаграм, вставлення малюнків, географічних карт);

• робота зі списками;

• колективна робота з таблицями (обмін файлами в мережі, спільне використання і захист даних).

Щоб відкрити цю програму на комп’ютері, треба виконати такі дії: Пуск ► Усі програми ► Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2010.

Ознайомимося з основними елементами вікна програми. Деякі з них уже відомі після роботи з такими програмами, як Microsoft Word і Microsoft PowerPoint.

Файл,створений у програмі Excel, має розширення .xls, .xlsx.

Щоб визначити місце для введення даних у програмі в Excel, використовують табличний курсор, який має вигляд рамки чорного кольору. Табличний курсор позначає одну з клітинок. Виділена клітинка називається активною, і саме сюди вводять дані. Щоб зробити активною іншу клітинку (встановити в ній табличний курсор), достатньо підвести вказівник і клацнути по клітинці лівою кнопкою миші. Інший спосіб — перемістити табличний курсор у потрібне місце з допомогою клавіш керування курсором.

Зауважте, що адреса активної клітинки відображається в спеціальному полі, а її вміст — у рядку формул. Саме тут і будуть відображатись формули, за якими здійснюють обчислення в клітинках.

Зверніть увагу, що формули відображаються в рядку формул, а в клітинці — результат обчислень.

Так на рис. 4.2 показано, що в рядку формул відображається формула, що задає додавання чисел 2 і 3,ана робочому аркуші в клітинці відображено результат — 5.

Сукупність виділених клітинок називають діапазоном клітинок. На рис. 4.3 і рис. 4.4 виділено діапазон клітинок, який позначається адресами двох діагонально протилежних клітинок, розділених символом «:», наприклад, А1:А5 чи А2:С5.

Окрім формул, до клітинок можна також записати число або текст. Виділяючи будь-які дані, біля рядка формул з’являються піктограми у вигляді хрестика та галочки:

Натиснення на галочку означає підтвердження введення значення до клітинки і рівносильне до натиснення клавіші Enter на клавіатурі. А при виборі хрестика користувач повідомляє про відміну введення даних, що рівносильне до натискання клавіші Esc на клавіатурі.

(Перенесення тексту).

2 спосіб. Обрати вкладку Основне. На панелі Вирівнювання відкрити діалогове вікно Формат клітинок ► (рис. 4.6), встановити прапорець переносити по словах.

Завдання. Створити таку таблицю, як показано на рис. 4.11.

Якщо ви в якійсь із клітинок припустилися помилки, клацніть спочатку на цю клітинку, після того — на рядок формул, де зробіть потрібні виправлення.

Висновки

Табличний процесор — це прикладна програма, яка призначена для опрацювання даних, поданих у таблицях.

Таблиці, які опрацьовує табличний процесор, називають електронними таблицями.

Обчислення за допомогою електронних таблиць виконують у програмному засобі Microsoft Excel, що входить до пакета Microsoft Office.

Документ у MS Excel називають робочою книгою, оскільки він складається із робочих аркушів.

Робочий аркуш — це ділянка, поділена вертикальними і горизонтальними лініями на стовпці та рядки. Стовпці позначено латинськими літерами, а рядки — числами.

На перетині будь-якого стовпця і рядка розташовано клітинку. Кожна клітинка в програмі має свою адресу, яка вказує на те, в якому стовпчику і в якому рядку вона знаходиться. Будь-яка клітинка може містити текст, число, формулу.

Сукупність виділених клітинок називають діапазоном клітинок.

Щоб виділити стовпчик клітинок, достатньо клацнути на його назві; щоб виділити рядок — на його номері. Щоб виділити сусідні стовпчики або рядки, треба протягнути курсивом по їхніх назвах, утримуючи ліву клавішу миші. Щоб виділити несуміжні клітинки, треба утримувати клавішу Ctrl і клацати на потрібні клітинки.

Контрольні запитання та завдання

1. Що таке електронна таблиця?

2. Назвіть елементи головного вікна Microsoft Excel та поясніть їхнє призначення?

3. Які дані може містити клітинка?

4. Що таке адреса клітинки?

5. Що таке діапазон клітинок?

6*. Опишіть способи виділення стовпчиків, рядків таблиці, суміжних клітинок, несуміжних клітинок.

Питання для роздумів

1*. Назвіть професії, представникам яких для роботи може стати в нагоді програма Excel.

2*. Як будуть позначатися стовпці в електронній таблиці після стовпця з назвою Z?

Редагування та форматування даних у таблиці

Пригадати

основні комбінації клавіш, які використовують як у текстових редакторах, так і в табличних процесорах, ви зможете, виконавши вправу на диску.

ФОРМАТУВАННЯ КЛІТИНОК

Щоб інформація в таблиці була зручною для використання, можна змінювати її зовнішній вигляд, тобто відформатовувати. Можливості форматування шрифту та розташування тексту відносно клітинки є аналогічними до текстового редактора Word.

ВПРАВА 31

Завдання. Створити таку таблицю, як показано на рис. 4.12.

1. Відкрийте файл ВпрЗО_Прізвище і збережіть його в новому файлі з ім'ям Впр31_Прізвище в своїй папці.

2. Щоб розташувати заголовок по центру таблиці, виділіть діапазон клітинок А1:С1 (для цього клацніть на клітинці А1 і, утримуючи ліву клавішу миші, протягніть курсором до С1)і клацніть кнопку

3. Виділіть заголовок таблиці жирним шрифтом та збільшіть розмір шрифту. Для цього клацніть на заголовку, а потім — на інструменті

панелі

Шрифт на вкладці Основне. Змініть значення шрифту, встановивши значення 14 пт.

4. Відформатуйте назви стовпців таблиці.

а) Виділіть клітинки А2:С2 і клацніть кнопки

б) Клацніть стрілочку на кнопці

і виберіть з палітри жовтий колір.

в) Вирівняйте текст у клітинках заголовка по центру, натиснувши послідовно кнопки

5. Змініть ширину стовпців та розташування тексту.

а) Клацніть на клітинці С2 та оберіть інструмент у вкладці Основне на панелі Вирівнювання.

б) Змініть ширину стовпців: перший стовпець звузьте, а другий — розширте. Ширину третього встановіть такою, щоб заголовок стовпця розмістився в два рядки.

6. Задайте для таблиці межі. Виділіть усі її клітинки (це діапазон А2:С10), клацніть на стрілочку біля кнопки

7. Збережіть зміни у файл, натиснувши СІгІ+Б.

ВПРАВА 32

Завдання. Створити таблицю, що містить дані про найбільші за площею країни світу за зразком.

1. Запустіть на виконання програму Excel.

2. Заповніть таблицю даними, як показано на рис. 4.13, та встановіть необхідну ширину стовпчиків.

3. У клітинках А1, В1, С1, D1 текст виділітьжирним.

4. Установіть межі таблиці та виконайте кольорове оформлення.

5. Збережіть документ у файлі з ім'ям Впр32_Прізвище.

14.2.

ФОРМАТИ ДАНИХ

Як було зазначено вище, клітинка електронної таблиці може містити текст, число або формулу.

Excel автоматично розпізнає тип даних і вирівнює числові значення за правим краєм клітинки, а текст — за лівим. Якщо програма не може самостійно визначити дані як число або формулу, вона обробляє їх як текст.

Окрім того, користувач може самостійно визначити, який формат повинні мати дані в клітинці. Це можна зробити за допомогою діалогового вікна Формат клітинок у вкладці Число, яке відкривається, як натиснути команди Основне ► Число (рис. 4.14).

Дізнатися більше

про умовне форматування ви зможете на диску. І

Основні формати чисел у таблицях Excel представлені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Основні формати чисел

Формат числа	Пояснення	Приклад
Числовий	для відображення чисел із заданою кількістю десяткових розрядів
Грошовий	для відображення грошових сум із позначками типів валют (у версіях Excel з 2010 українська гривня позначається значком «§»)
Дата	для відображення дати або дати і часу
Час	для відображення часу
Відсотковий	для відображення значень у вигляді відсотків (число 1 у клітинці буде визначено як 100%)

Оскільки в електронних таблицях часто доводиться вводити числові значення, грошові суми та відсотки, для швидкого вибору цих поширених форматів, а також для зміни розрядності чисел у клітин-каху вкладці Основне на панелі Число передбачено спеціальні кнопки (рис. 4.15).

Символ гривні коротке позначення української гривні. Графічний символ гривні складається з двох елементів.

Перший і основний елемент ґрунтується на рукописному варіанті букви «г» — вона позначає першу букву в назві «гривня».

Другим елементом є дві горизонтальні паралельні лінії, які втілюють ідею стабільності грошової одиниці, високий потенціал і зростання національної економіки України. Подібна ідея традиційно використовується для позначення інших валют.

Особливість уведення даних в електронні таблиці полягає в тому, що набирати на клавіатурі додаткові позначення (назви валют, символ % тощо) не потрібно. Необхідно лише задати для клітинки певний формат, а потім увести дані. Наприклад, щоб записати до клітинки значення 35,50 8, треба встановити потрібний формат у діалоговому вікні Формат клітинок (числовий формат — грошовий, кількість десяткових знаків — 2, позначення — 8український). Після чого до клітинки ввести лише число 35,5.

Щоб кожного разу не встановлювати такий самий формат для інших клітинок, можна скористатися інструментом (Формат за зразком). Для цього спочатку слід виділити клітинку, в якій вже встановлено потрібний формат. Клацнути на інструмент

(Формат за зразком) (після чого курсор набуде вигляду пензлика) та виділити клітинки, до яких треба застосувати бажаний формат.

ВПРАВА 33

Завдання. Створити таку таблицю, як на рис. 4.16.

6. Відформатуйте таблицю (виділення заголовка жирним, заливка клітинок заголовка сірим кольором, перенесення по словах у деяких клітинках заголовка, зміна ширини стовпчиків).

7. Збережіть документ у файлі з ім'ям ВпрЗЗ_Прізвище.

14.3.

РЕДАГУВАННЯ ТАБЛИЦЬ

Працюючи з табличним процесором, виникає питання, чи можна використовувати способи копіювання та переміщення даних, які відомі з текстового редактора? Звичайно, для копіювання потрібно спочатку виділити клітинки і перемістити їх до буфера обміну одним із способів:

• за допомогою контекстного меню Копіювати;

• клацнути на інструмент

(Копіювати) на вкладці

Основне;

• натиснути комбінацію клавіш СМ+С.

Для переміщення даних до буфера обміну слід скористатися одним із способів:

• за допомогою контекстного меню Вирізати;

• клацнути на інструмент

на вкладці Основне;

• натиснути комбінацію клавіш СМ+Х.

Після чого зробити активною верхню ліву клітинку діапазону, куди вставлятимуться дані, та вставити дані з буфера обміну на вказане місце одним із способів:

• за допомогою контекстного меню Вставити;

• клацнути на інструмент

на вкладці Основне; • натиснути комбінацію клавіш Ctrl+V.

Зауваження. Щоб зняти пунктирну рамку виділення діапазону, треба натиснути клавішу Esc.

Щоб перемістити виділений діапазон за допомогою миші, потрібно встановити на його межі курсор миші та, коли курсор миші змінить вигляд на чотиристоронню стрілку *{*, перетягнути діапазон, утримуючи ліву клавішу миші.

Щоб скопіювати діапазон, під час перетягування треба утримувати клавішу ШгІ.

Щоб видалити будь-які дані в клітинках, слід виділити їх і натиснути клавішу РеІ.

Перевірити свої знання і пройти тест 1ви зможете на диску. І

Висновки

Форматувати шрифт і переміщувати текст у клітинках можна так само, як у текстовому редакторі Microsoft Word.

Клітинка електронної таблиці може містити текст, число або формулу.

Excel автоматично розпізнає тип даних і вирівнює числові значення за правим краєм клітинки, а текст — за лівим.

Користувач може самостійно визначити, який формат повинні мати дані в клітинці. Це можна зробити за допомогою діалогового вікна Формат клітинок у вкладці Число або у вкладці Основне на панелі Число.

І і

Контрольні запитання та завдання

1. Які формати чисел підтримує MS Excel?

2. Вкажіть відомі вам способи копіювання та переміщення даних з одного діапазону клітинок до іншого.

Питання для роздумів

Назвіть спільні та відмінні команди форматування даних у середовищах текстового редактора MS Word і табличного процесора MS Excel?

У програмі Excel є ще один зручний спосіб копіювання — автозаповнення.

Цей спосіб має кілька секретів. Щоб скопіювати таким чином, достатньо навести вказівник на нижній правий кут клітинки (курсор має набути вигляду тонкого чорного плюса, який називають маркером автозаповнення) і перетягнути його в потрібне місце (рис. 4.18). Таким способом зручно і швидко можна створювати різноманітні списки.

ВПРАВА 34

Завдання. Створити таблицю, як на рис. 4.19.

1. Запустіть на виконання програму Excel.

2. Заповніть у таблиці лише клітинки А1, А2, АЗ.

3. Виділіть клітинки А2:АЗ (рис. 4.20).

4. Встановіть курсор на нижньому правому куті клітинки АЗ та перетягніть його вниз до клітинки А9, утримуючи натисненою ліву клавішу миші.

5. Збережіть документ у файлі з ім'ям ВпрЗ4_Прізвище.

ВПРАВА 35

Завдання. Створити таблицю, як зображено на рис. 4.21. а) — якщо ви працюєте з українською версією MS Office, рис. 4.21. б) — якщо з російською версією.

Дізнатися більше,

як створити власний список автозаповнення, ви зможете на диску.

1. Створіть у програмі ЕхсеІ новий документ.

2. Заповніть в таблиці лише клітинку А1 (уведіть слово Понеділок або Понедельник залежно від версії вашої програми).

3. Виділіть клітинку А1, установіть вказівник у її нижньому правому куті та протягніть вказівник вниз, аждо клітинки А7.

4. Збережіть документ у файлі з ім'ям Впр35_Прізвище.

Функція автозаповнення допомагає заповнювати даними діапазон суміжних клітинок у стовпці (рядку) за певними правилами. Використовуючи цю функцію, програма перевіряє, чи є введене вами значення елементом одного із стандартних списків автозаповнення. Крім назв днів тижня, в Excel до стандартного списку відноситься також перелік назв місяців. Щоб заповнити стовпчик (рядок) вбудованим до програми списком, достатньо ввести назву одного з них, підвести курсор до маркера автозаповнення та протягнути його над усім діапазоном. Якщо введене слово є елементом стандартного списку, клітинки заповнюються значеннями зі списку в заданій послідовності, якщо ні, відбувається копіювання цього слова (рис. 4.22).

У вправі 34 ви створювали список із послідовності чисел, де кожне наступне число було більше на 1 від попереднього. Так само можна утворити будь-яку числову послідовність, у якій кожне наступне число буде більшим або меншим від попереднього на якесь числове значення. Наприклад:

1) 2, 4, 6,8...;

2) 25, 20, 15, 10, 5 ...;

3) 0,3; 0,5; 0,7; 0,9; 1,1 ... .

Щоб створити послідовності такого виду потрібно:

1. встановити перше значення послідовності в першій клітинці, а друге — у наступній;

2. виділити обидві клітинки;

3. встановити вказівник на нижній правий кутик другої клітинки (рис. 4.23);

4. протягнути його вниз (праворуч) до потрібної клітинки, утримуючи натисненою ліву клавішу миші (рис. 4.24).

Висновки

Особливим способом копіювання даних в Excel є автозаповнення, що прискорює процес створення таблиць та копіювання даних за певними правилами.

Контрольні запитання та завдання

1. Для чого використовують функцію автозаповнення?

2. Які дані можна ввести з допомогою маркера автозаповнення?

Питання для роздумів

> *

1. Чи можна застосувати функцію автозаповнення для введення в електронну таблицю списку учнів класу?

2*. Наведіть приклади списків, які можна створити шляхом автоматичного введення даних?

ПРАКТИЧНА РОБОТА №6

Уведення, редагування та форматування даних у середовищі табличного процесора

Завдання. Виконавши завдання цієї практичної роботи, ви створите календар за зразком (на рис. 4.27 запропоновано календар на 2016 рік).

Хід роботи

1. Складіть алгоритм виконання завдання в програмі Excel.

2. Створіть календар на поточний рік за складеним алгоритмом.

3. Збережіть документ у файлі з ім'ям Пр6_Прізвище.

Виконати ще

одну вправу, щоб потренуватися вводити формули, ви зможете на диску.

1. Завантажте до своєї папки файл V40.xls, який знаходиться в папці FILES на диску, та перейменуйте його на Впр40_Прізвище.

2. Зробіть активною клітинку D5 і введіть у неї формулу =В5^ЛС4.

а) Спочатку введіть символ «=».

б) Клацніть на клітинку В5, яка містить число 8, і введіть знак ^Л (піднесення до степеня).

в) Клацніть на клітинку С4, що містить число 2, і натисніть клавішу Enter.

3. Так само введіть формули в інші виділені рамками клітинки.

4. Збережіть результати, натиснувши клавіші Ctrl+S.

ВПРАВА 41

Завдання. Обчислити значення виразів, поданих у вигляді ланцюжків. Формули вводити в порожні клітинки, виділені кольором (рис. 4.36).

1. Завантажте до своєї папки файл V41.xls, який знаходиться в папці FILES на диску, та перейменуйте його на Впр41_Прізвище.

2. Введіть необхідні формули до виділених рамками клітинок.

3. Збережіть результати, натиснувши клавіші Ctrl+S.

Висновки

Будь-яка формула в Excel починається зі знака «=».

Для написання формул використовують математичні знаки: «+» — додавання, «-» — віднімання, «*» — множення, «/» — ділення, «^Л» — піднесення до степеня.

Формули можна записувати по-різному: з використанням чисел; з використанням адрес клітинок. Формули можна вводити як до рядка формул, так і до клітинок.

Контрольні запитання та завдання

1. Які види формул ви знаєте?

2. З якого знака розпочинають уводити формули?

3. У яких елементах вікна табличного процесора можна вводити формулу?

4*. Для чого використовують формули в електронних таблицях?

Питання для роздумів

1. Що відобразиться в клітинці електронної таблиці, якщо при введенні формули не поставити знак «=»?

2. Що відбувається під час копіювання формули до іншої клітинки?