Опрацювання текстових документів

Текстові документи, як і будь-які інші, зберігаються в електронному вигляді у файлах. Спосіб відтворення відомостей, що містяться в файлі, залежить від того, якими програмними засобами це робитиметься.

Формати файлів текстових документів. Створення, редагування та форматування списків, таблиць, колонок, символів, формул у текстовому документі. Недруковані знаки. Створення, редагування та форматування графічних об’єктів у текстовому документі. Стильове оформлення абзаців. Шаблони документів. Структура документа. Колонтитули. Розділи. Посилання. Автоматизоване створення змісту та покажчиків. Алгоритм опрацювання складного текстового документа. Робота з кількома документами.

3.1. Формати файлів текстових документів.

Форматування символів і абзаців

Формати файлів, що містять текстові документи.

Сучасні текстові процесори, зокрема, LibreOffice Writer і Microsoft Word, дають можливість відкривати й зберігати документи в різних форматах. У діалоговому вікні Збереження документа є розкривний список Тип файла, де можна вибрати відповідний формат (рис. 3.1).

Як відомо, є універсальні формати текстових файлів, що можуть бути прочитані більшістю текстових редакторів, і оригінальні формати, які використовуються окремими текстовими редакторами.

Шаблон імені файла прийнято позначати так: *.*, де першою зірочкою позначається ім’я файла, присвоєне користувачем; друга зірочка вказує на тип файла.

Найпоширеніші формати файлів текстових документів:

Документ Word (*.doc) - основний формат текстового процесора Word (до версії 2003 включно). У цьому форматі документи зберігаються за замовчуванням.

Word (*.docx) - основний формат текстового процесора Word (починаючи з версії 2007). У цьому форматі документи зберігаються за замовчуванням.

Документ (*.odt) у відкритому форматі зберігання й обміну офісними документами, доступними для редагування (OpenDocument, ODF, скоро-

чено від Open Document Format for Office Application - відкритий формат документів для офісних застосунків). З травня 2006 року прийнятий як міжнародний стандарт ISO/IEC 26300

Шаблон документа (*.dot) - документ, на якому можуть базуватись інші документи.

Текст у форматі RTF (*.rtf) - формат RTF (Rich Text Format - розширений текстовий формат), універсальний формат, який зберігає все форматування, перетворює коди керування на команди, які можуть бути прочитані та інтерпретовані у багатьох застосунках, водночас обсяг файла суттєво зростає.

Звичайний текст (*.txt) - найбільш універсальний формат, що зберігає текст без форматування; у текст вставляються тільки символи кінця абзацу. Цей формат використовують для збереження документів, які можуть бути прочитані в застосунках, що працюють у різних операційних системах.

Веб-сторінка (*.htm; *.html) (англ.: Hyper Text Markup Language -ГіперТекстова Мова Розмічання) - формат Веб-сторіики; його використовують у разі розміщення документа в Інтернеті.

Формат PDF (*.pdf) (англ. Portable Document Format) - це електронний формат файла, створений на основі формату Post Script (формат, призначений для виведення документів на папір), який зберігає форматування документа. Використання формату PDF забезпечує незмінність вигляду документа під час перегляду файла в мережі або виведення на

друк. Тобто далі файла не можуть бути випадково змінені. Аналогічним є і формат XPS (англ. XML Paper Specification).

Для перетворення файла текстового документа з одного формату на інший використовують спеціальні програми - конвертори. У текстових процесорах такі конвертори входять до складу програмного засобу.

Для надання текстовому документу вигляду, який покращує його сприйняття, використовують форматування.

Форматування тексту передбачає вибір виду, розміру та кольору символів, розміру абзацного відступу, відстані між рядками і абзацами, положення і вирівнювання абзаців відносно меж; нумерацію та маркування абзаців і рядків; встановлення чи заборону переносу слів; встановлення параметрів розрідження (ущільнення) та зміщення елементів тексту; встановлення параметрів колонок та ін. Всі основні засоби форматування розміщені в групах Шрифт і Абзац меню Основне.

Для редагування формату символів потрібно:

виокремити фрагмент тексту (чи весь текст документа) та почергово (не знімаючи виділення) в меню Основне обрати за вимогами всі параметри форматування (розмір, тип, вид, колір, абзацний відступ та ін.).

Форматування за зразком (MS Word 2007 —2010).

1. Виокремити один із фрагментів тексту, який буде вважатися зразком.

2. Двічі клацнути кнопку Формат за зразком на панелі Основне.

3. Не натискаючи клавіші миші, перевести курсор на текст документа (він набуде вигляду щіточки, що означає запам’ятовування параметрів форматування).

4. Відшукати в тексті документа фрагмент, до якого мають бути застосовані такі ж параметри форматування, як і до першого зразка.

5. Встановити (не натискаючи кнопку миші) курсор на початок (або кінець) цього фрагмента.

6. Натиснувши й утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, провести курсором по тексту фрагмента.

7. Відпустити ліву клавішу миші - фрагмент набуде такого вигляду як перший відформатований фрагмент. Після виконання цих дій курсор все ще матиме вигляд щіточки - це означає, що засоби форматування можна застосувати і до інших фрагментів (рис. 3.2).

Якщо необхідно продовжити форматування фрагментів за зразком першого, курсор миші слід, не клацаючи, переміщати між фрагментами!

Форматування інших фрагментів виконується за схемою, описаною вище, але з тією різницею, що вже немає потреби щоразу натискати кнопку Формат за зразком.

Після форматування фрагментів тексту за зразком першого, команду Формат за зразком слід відмінити натисненням кнопки Формат за зразком або кнопки Евс на клавіатурі.

Одночасне форматування кількох фрагментів.

1. Виокремити один із фрагментів тексту.

2. Притримуючи клавішу клавіатури Сіті, виокремити інший фрагмент.

3. Відпустити клавішу Сігі та розшукати наступний фрагмент виокремити його як і попередній (рис. 4.3).

4. Подібним чином виокремити всі фрагменти тексту документа, як мають одні й ті ж параметри форматування.

5. Перейти в меню Основне й обрати потрібні параметри.

Перевіряємо себе

1. Назвіть найпростіший формат текстового файла.

2. Що називають Шаблоном документа?

3. Які кнопки стрічкового меню Основне або опції контекстного меню використовуються для швидкого надання значення міжрядковому інтервалу; абзацному відступу?

4. Як називаються програми, що використовуються для перетворення файла текстового документа з одного формату на інший'

5. У чому полягає форматування символів тексту?

6. Назвіть способи форматування символів тексту.

Як можна викопати форматування фрагментів тексту за зразком?

Які формати текстового файла доцільно використовувати для передавання документів, якщо невідомо, яким текстовим редактором користуватимуться для його розкриття і наступного редагування?

9. Що називають Шаблоном документа?

Виконуємо

Створіть текстовий документ.

z. Збережіть створений документ у форматі Документ Word (*.docx)

3. Збережіть створений документ v форматі Документ Word 97-2003 (*.doc).

4. Збережіть створений документ у форматі RTF (*.rtf).

5. Збережіть створений документ у форматі Звичайний текст (*.txt).

Порівняйте розміри отриманих файлів і вигляд документів, прочитаних із них. Зробіть висновки.

7. Збережіть документ v вигляді шаблону. Які частини документа доцільно зберігати повністю?

3.2. Списки, таблиці, символи і формули

Особливим видом форматування абзаців є оформлення їх у вигляді списків.

Списком називають сукупність взаємозв’язаних абзаців (елементів списку), які позначені спеціальними маркерами або номерами.

Списки бувають марковані, нумеровані та багаторівневі.

 

Для швидкого нумерування або маркірування користуйтеся кнопками Маркери, Нумерація, Багаторівневий список вкладки Абзац стрічкового меню Основне або контекстного меню, яке виводиться після виділення тексту й натиснення правої кнопки миші (рис. 3.4).

Марковані списки (кожен абзац на початку помічається спеціальним симво-лом-маркером * ♦ • ■ © " ) застосовують для опису основних положень доповіді, дій користувача, переліку подій, властивостей об’єкта тощо (рис. 3.5).

У нумерованому списку на початку кожного абзацу зазначений його номер.

Порядковий номер абзацу в списку може бути заданий числом (наприклад 1, 2, 3) або літерою (наприклад а, б, в) (рис. 3.6). Такий список використовують для представлення інформації, якщо важлива послідовність елементів. Наприклад, опис покрокових процедур або список придбаних товарів у накладній.

У багаторівневому списку абзаци пронумеровані за їх ієрархічною структурою. Максимальна кількість вкладень елементів списку - дев’ять рівнів.

 

 

Для створення списку необхідно виділити абзаци, які потрібно зробити елементами списку, або зробити поточним абзац, із якого починається список.

Таблиці зазвичай використовують для впорядкування та наочного представлення даних. Дані в таблиці мають компактний вигляд і зручні для сприйняття.

Таблиця складається зі стовпців і рядків, на перетині яких містяться комірки. Комірки можуть містити текст, графічні зображення, числові значення, посилання на дані з інших документів.

Нестандартне застосування таблиць. За допомогою таблиці можна форматувати документи, наприклад, розташовувати абзаци в кількох рядках, суміщати рисунок із текстовим підписом тощо. Таблиці використовують з метою особливого розташування тексту деяких документів, наприклад, під час створення бланків, буклетів, Веб-сайтів. Межі такої таблиці інколи роблять невидимими.

У текстовому процесорі є можливість:

створити порожню таблицю, а потім заповнити комірки;

перетворити наявний текст на таблицю.

Для розташування таблиці в тексті потрібно: вибрати меню

Вставлення, де обрати групу Таблиці. У списку, який відкрився, вибрати потрібну команду: Вставити таблицю, Накреслити таблицю, Експрес-таблиці, Електронна таблиця Excel (рис. 3.7).

 

Виконання команди Вставити таблицю розпочинається з діалогового вікна, в якому можна вказати кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці або вибрати інший варіант додавання таблиці в документ.

Електронна таблиця Excel.

Команда передбачає вставлення таблиці як об’єкта з програми Excel.

Рис. 3.7. Список Вставлення таблиці

Експрес-таблиці. Передбачається використання шаблону таблиці з колекції програми. Дані шаблону надалі можна замінити на потрібні (рис. 3.8).

 

Засоби переміщеная в таблиці та введения даних

Результат	Дія
Переміщення в наступну комірку	Натисніть клавішу ТАВ. Якщо курсор міститься в останній комірці таблиці, натискання цієї клавіші додає до таблиці новий рядок
Переміщення в попередню комірку	Натисніть клавіші SHIFT+TAB
Переміщення в попередній або наступний рядок	Натисніть клавішу СТРІЛКА угору або СТРІЛКА УНИЗ
Початок нового абзацу	Натисніть клавішу ENTER
Додавання нового рядка в кінці таблиці	Натисніть клавішу ТАВ у кінці останнього рядка

Після вставлення таблиці (або в разі актуалізації таблиці, що вже існує) на екрані з’явиться меню Табличні знаряддя, де розташовані дві вкладки Конструктор і Макет (рис. 3.9).

Застосування засобів вкладок Конструктор і Макет дає можливість змінювати вигляд таблиці.

Конструктор містить параметри стилів таблиці, накреслення таблиці за допомогою олівця та ґумки. Такий спосіб зручний для створення складних таблиць.

Наприклад, Накреслити таблицю:

1) на вкладці Конструктор необхідно обрати тип лінії, її товщину, колір;

2) встановити курсор-олівець у документі;

3) накреслити зовнішні межі таблиці;

4) накреслити інші межі.

Для того щоб вилучити лінію (межу), слід вибрати ґумку.

Макет містить засоби редагування таблиці (розташування на сторінці, обтікання текстом, встановлення меж та заливки) роботи зі стовпцями та рядками (об’єднання, розділення, розмір комірок або автодобір за змістом, напрямок на вирівнювання тексту, сортування тексту за алфавітом або сортування числових даних).

Наприклад, Перетворення таблиці на текст:

1) виділити таблицю та перейти на вкладку Макет;

2) у групі Дані клацнути команду Перетворити на текст;

3) відкриється вікно Перетворення на текст, де вказати знак розділювача, яким будуть позначені межі стовпців у тексті (рядки будуть розділені знаком абзацу).

Раніше набраний текст можна перетворити на таблицю, якщо виконати такі дії:

відкрити меню Вставлення, перейти до групи Таблиця та в меню, що спливає, вибрати опцію Перетворити на таблицю. Далі вказати в діалоговому вікні, які символи є розділювачами клітинок (знак абзацу, знак табуляції, крапка з комою або інший).

У деяких випадках текст документа необхідно розмістити в декілька колонок.

Щоб перетворити готовий текст на таку форму, потрібно:

виділити необхідні абзаци документа і в меню Розмітка сторінки клацнути Стовпці, у списку, який відкрився, вказати кількість стовпців.

Якщо треба змінити параметри стовпців у цьому списку, обрати Додаткові стовпці. У діалоговому вікні, що відкрилося, можна обрати одну з п’яти стандартних конфігурацій стовпців, задати число стовпців, їхню ширину і відстань між ними.

Уведення стандартних математичних формул або побудову власних формул можна здійснити за допомогою бібліотеки математичних символів у меню Вставка групи Символи, застосовувати Формула (рис. 3.10).

Для використання найбільш уживаних формул потрібно клацнути стрілку поруч із написом Формула і вибрати потрібну формулу. У документі з’явиться поле введення формули: “Місце для формули” і відповідне меню.

Для створення формули, яка відсутня серед найбільш уживаних, слід перейти на пункт Формула (Вставити нову формулу), після чого відкриється меню Конструктор (Робота з формулами). Для редагування формули досить двічі клацнути її в тексті документа, після чого відкриється меню Конструктор, за допомогою якого можна внести зміни в формулу.

Слід враховувати, що для зміни типу, розміру, кольору та інших параметрів символів формули можна використовувати всі відомі засоби форматування та редагування текстового редактора.

Під час набору тексту ми не бачимо певних символів. До таких символів належать пробіл, перенесення, варіант перенесення, розрив рядка, кінець абзацу тощо.

Щоб побачити всі приховані символи, слід здійснити необхідне налаштування: в меню Основне в групі Абзац натиснути Показати всі знаки (рис. 3.11).

Перевіряємо себе

1. Що називають Списком?

Вкажіть кнопки стрічкового меню Основне або контекстного меню, які використовуються для швидкого нумерування або маркірування.

Як змінити нумерацію абзаців списку?

Як змінити рівень списку?

5. Коли з’являється меню Табличні знаряддя?

6. Що потрібно зробити для розташування таблиці у тексті?

7. Що необхідно зробити, щоб перетворити готовий текст на колонки?

8. Що передбачає створення символів тексту?

9. Назвіть способи форматування символів тексту. '

10. Як можна виконати форматування фрагментів тексту за зразком?

11. Як можна перетворити частину тексту на таблицю?

12. Назвіть три різні способи розташування таблиці на сторінці. Як їх застосувати до вже створеної і заповненої таблиці?

Виконуємо

Створіть документ “Що я знаю про комп’ютер”.

2. Перетворіть частину тексту на таблицю.

3. Частину тексту документа розмістіть у три колонки.

4. Частину тексту документа розмістіть у дві колонки.

5. Одну з колонок перетворіть на список.

Виконайте пошук в Іитернеті матеріалів за запитом “Створення маркованого або нумерованого списку — Word”. Знайдений текст

скопіюйте у новий документ. Виконайте його форматування (Основний текст - шрифт Times New Roman, 14, чорний, заголовки не форматувати) . Збережіть текст у файлі для наступного редагування.

3.3. Створення та редагування графічних об’єктів у текстовому документі

Графічний об’єкт - це рисунок, світлина, креслення що зберігається на диску в графічному файлі. Word може використовувати графічні файли, створені різними програмами. Крім цього, під час інсталяції текстового процесора Word завантажується невелика бібліотека картинок, які можна вставляти у свої документи.

Крім стандартного набору картинок, які можна вставити в документ, Word дає змогу створювати власні графічні об’єкти: малюнки, окремі лінії, фігури тощо.

Створення власного графічного об’єкта складається з трьох основних дій:

1. Вставлення готових графічних об’єктів (ліній, стрілок, фігур і написів) у документ.

2. Пересування створених об’єктів по документу, зміна їх розмірів і пропорцій.

3. Зміна вигляду рисованих об’єктів: товщини лінії, кольору тексту, типу курсора стрілки та інших.

Щоб розпочати створення графічного об’єкта, потрібно в меню Вставка натиснути Фігури. Відкриється меню Фігури, в якому містяться кнопки графічних об’єктів: ліній, стрілок, просторових об’єктів та інших. За їх допомогою легко зображати лінії, стрілки, еліпси, прямокутники, кола, дуги, сектори та різні криві. Після створення графічного об’єкта його можна залити кольором або візерунком, змінити колір і тип ліній, збільшити або зменшити, перемістити, повернути або дзеркально відобразити об’єкти.

Редагування графічних об’єктів. Молена згрупувати декілька об’єктів так, щоб Word розглядав їх як єдине ціле. Наприклад, можна задати режими обтікання текстом як єдиного цілого згрупованих об’єктів (малюнків) або малюнка і підпису до нього. Для цього потрібно:

Виокремити декілька об’єктів, утримуючи затисненою клавішу Shift. Клацнути правою кнопкою миші виділені об’єкти й вибрати в контекстному меню команду Групування, а потім Групувати.

Після клацання графічного об’єкта правою кнопкою миші з’являється контекстне меню, яке містить основні команди, що забезпечують редагування, форматування, додавання тексту.

Імпорт графічних об'єктів здійснюється у двох варіантах.

1. У вигляді цілого графічного файла.

2. У вигляді частини графічного зображення, збереженого як фрагмент у іншому файлі.

Щоб вставити рисунок у документ, треба виконати такі дії.

1. Установити курсор у місце документа, куди потрібно помістити рисунок.

2. Вибрати меню Вставка та натиснути Рисунок. Відкриється діалогове вікно Додати рисунок.

3. У разі потреби вибрати папку з потрібним файлом.

4. Натиснути на імені файла в списку або ввести ім’я файла в текстовому полі Ім’я файла.

Перш ніж працювати з об’єктом рисунок у документі, його слід актуалізувати. Для цього треба клацнути на рисунку ліву кнопку миші. Навколо виділеного об’єкта з’явиться вісім маленьких чорних квадратів, що називаються маркерами розмірів.

Для того щоб змінити розміри рисунка, слід виконати такі дії.

1. Актуалізувати (виокремити) рисунок.

2. Встановити курсор на одному з маркерів розмірів. Курсор набуде вигляду стрілки, спрямованої в два боки.

3. Для зміни розмірів натиснути ліву кнопку миші і перетягнути маркер розміру доти, поки вид картинки не задовольнить Вас. Ви можете як збільшувати, так і зменшувати рисунки. Відпустіть кнопку миші.

4. Змінити розміри рисунка зі збереженням пропорцій.

5. Виділити рисунок.

6. Встановити курсор на кутовий маркер розміру та, утримуючи кнопку миші, переміщувати його до одержання потрібного розміру рисунка.

Перевіряємо себе

1. Що називають графічним об’єктом?

2. Для чого використовується падаюче меню Фігури?

3. Назвати основні дії створення власного графічного об’єкта.

4. Як здійснити редагування графічних об’єктів?

5. Як виконати додавання графічного об’єкта з зовнішнього файла?

6. Як змінити розміри рисунка, імпортованого в документ?

Виконуємо

1. Дослідити меню Вставка, з’ясувати, які засоби призначені для вставлення малюнків та фігур.

2. Вставте рисунок, який міститься в зовнішньому файлі.

3. Створіть власноруч графічний об’єкт, який складається з трьох об’єктів

4. Згрупуйте створені об’єкти так, щоб їх можна було пересувати як єдине ціле.

3.4. Стильове оформлення абзаців

Під час підготовки великих за обсягом документів виникає низка завдань технічного характеру (форматування тексту, створення змісту, літературного покажчика тощо), на розв’язання яких доводиться витрачати багато часу.

Для швидкого оформлення абзаців рекомендується використовувати стилі тексту.

Стиль тексту - це набір значень властивостей тексту (в тому числі -рівень контуру, що використовується для автоматичної побудови документа), який має певну назву.

Текстовий процесор Word має певний набір стилів для форматування, який називають бібліотекою стилів.

Переглянути наявні в бібліотеці стилі можна на вкладці Основне => група Стилі (рис. 3.12).

- стиль символів задає формат символів (шрифт, розмір символів, накреслення, ефекти, колір тощо);

 

 

- стиль абзацу задає формат абзацу (спосіб вирівнювання тексту, позиції табуляції, міжрядковий інтервал, інтервал перед і після, може містити формат символів та інші);

- стиль таблиці задає формат таблиці (вигляд меж, заливки, вирівнювання тексту, шрифти тощо);

- стиль списку задає формат списків (спосіб вирівнювання, знаки нумерації або маркери, шрифти тощо).

Використання стилів дає змогу однією дією змінити значення кількох властивостей тексту. За збереження документа з ним автоматично зберігаються і застосовані стилі, тобто за подальших відкривань документа навіть на інших комп’ютерах зовнішній вигляд документа не змінюватиметься.

Стилі можна вилучати, перейменовувати, модифікувати. Досить внести зміни до певного стилю і весь документ відповідно автоматично переформатується (звичайно, якщо цей стиль у ньому застосовано).

Для застосування стилю символу, таблиці, списку потрібно виокремити цей текстовий об’єкт, а для застосування стилю абзацу досить встановити курсор у потрібний абзац тексту, переглянути список запропонованих експрес-стилів і вибрати потрібний.

Поряд із назвою стилю є значок, який показує тип цього стилю (стиль абзацу, стиль символів, стиль таблиці, стиль списків, пов’язаний стиль абзац і символ).

Для того щоб побачити, як відображатиметься текст після застосування до нього конкретного стилю, затримайте курсор на кнопці з зображенням цього стилю.

Якщо вибраний стиль влаштовує, потрібно клацнути на ньому мишею і зміни будуть збережені.

Бібліотеку стилів можна доповнювати власними стилями, створюючи їх на основі вже наявних.

Для цього виконати в меню Основне: клацнути групу Стилі => вибрати кнопку із зображенням стрілки, яка викличе діалогове вікно Стилі (рис. 3.13).

У вікні, яке відкриється, клацнути Створити стиль. З’явиться діалогове вікно Створення стилю за допомогою форматування (рис. 3.14).

 

У відповідних полях діалогового вікна Створення стилю за допомогою форматування потрібно ввести назву нового стилю й вибрати його тип. У полі Оснований на стилі вибрати наявний стиль, на основі якого буде створено новий. Для встановлення формату нового стилю потрібно

розкрити список Формат та вибрати об’єкти, властивості яких потрібно змінити (рис. 3.15).

Якщо встановити позначку прапорця Додати до шаблону, то новий стиль діятиме не тільки в активному вікні, айв усіх документах, які створені на основі цього шаблону. Після створення новий стиль буде доданий до бібліотеки стилів.

У подальшому його можна використовувати як і будь-який, що є вбудованим у програму.

Створення документа починається з вибору шаблону.

Шаблон документа - це відформатований певним чином документ-заготовка, що використовується як зразок для створення нових документів.

Більшість сучасних текстових процесорів має бібліотеку шаблонів, за якими можна оформити звичайний документ, діловий лист, звіт, заяву, резюме тощо. Користувач може обрати потрібний шаблон і створити на його основі власний документ.

Для того щоб створити документ на основі шаблону, який міститься в списку шаблонів, слід у меню Файл натиснути Створити, далі зі списку шаблонів обрати тип шаблону.

Якщо наявні шаблони не задовольняють вимоги користувача, можна створити власний шаблон або модифікувати (змінити) наявний. Після внесення змін до шаблону його слід зберегти з новою назвою як шаблон. За замовчуванням документи зберігаються у папці, вказаній у налаштуваннях програми.

Параметри, що зберігаються у шаблоні, визначають характеристики документів, що ґрунтуються на цьому шаблоні.

Шаблон документа може містити такі елементи:

- написи та рисунки, які мають з’являтись у кожному документі (колонтитули, поля для вставлення дати, часу та відомостей про автора, назва документа, стереотипний текст і емблеми компаній);

- поля сторінки та інші параметри макета сторінки;

- стилі;

- макроси \VordBasic;

- текст і рисунки, збережені як елементи списку автотексту;

- спеціальні панелі інструментів, меню та сполучень клавіш.

Перевіряємо себе

1. Що називають стилем тексту?

2. Текстовий процесор Word має певний набір стилів для форматування. Що називають бібліотекою стилів?

3. Яким чином можна переглянути наявні в бібліотеці стилі?

4. Які розрізняють групи стилів?

5. Що потрібно зробити, щоб побачити, як вілобпяжатиметься текст після застосування до нього конкретного стилю?

Чи можна доповнювати Бібліотеку стилів власними стилями? Як це зробити?

Що треба зробити, щоб новий стиль діяв не тільки в активному вікні, айв усіх документах, створених на основі цього шаблону?

8. Що називають шаблоном документа?

9. Які дії необхідно виконати, щоб створити документ на основі шаблону, який міститься в списку шаблонів?

Виконуємо

Наберіть текст документу з назвою “ПТо я знято ппо комп’ютеп?”. або використайте вже створений.

2. Для заголовку тексту створити власний стиль, використовуючи діалогове вікно Створення стилю: розмір 16, Cambria, підкреслення, розташування по лівому полю, всі символи прописні.

3. Для основного тексту створити стиль: розмір 12, СатЬгіа. курсив, розташування по ширині, перший рядок мас відступ - 2.

4. За рекомендацією вчителя дати назву новому стилю.

5. Використовуючи позначку прапорця Додати до шаблона, задійте повий стиль не тільки для активного вікна, а й для всіх документів, які будуть створені на основі цього шаблона.

6. Збережіть створений документ як шаблон документа.

3.5. Структура документа. Розділи. Колонтитули

Навчаючись працювати в середовищі текстового процесора, ви зрозуміли, що будь-який текстовий документ складається з відповідних частин - розділів, які своєю чергою можуть бути поділені на менші частини - підрозділи або параграфи. Таких поділів може бути безліч. Найпростіший документ складається з різних розділів.

Розділом називатимемо частину документа, об’єднану за функціональним змістом.

Розуміння структури документа дає можливість грамотно його оформити і переформатувати в разі потреби, а уявлення про властивості елементів текстового документа і є основою форматування.

Оскільки одні розділи є частинами інших (документ складається з параграфів, параграфи складаються з пунктів), то розділи розрізняють за рівнями. Розділ, що входить до складу іншого, є нижчим від нього на рівень. Проводячи узагальнення, можна сказати, що весь текстовий документ - це розділ 1-го рівня, розділи, з яких він складається, - розділи 2-го рівня і так далі.

Назви розділів прийнято називати заголовками відповідно їх рівня: Заголовок 1-го рівня, Заголовок 2-го рівня і так далі.

Побудова структури спрощує подальшу роботу з документом - від створення змісту до підготовки його до будь-якої публікації.

Зміст документа складається із назв розділів різного рівня - заголовків.

Структура текстового документа формується не тільки за розділами. Кожний абзац можна класифікувати за тим змістом, який він відображає.

Розрізняють три типи функціональних одиниць, або структурних елементів текстового документа: розділи, абзацні та символьні структурні елементи.

Символьними структурними елементами називають речення, які не є абзацами, і навіть окремі слова.

Виокремлення й іменування структурних елементів тексту забезпечує структуризацию документа, що допомагає краще його сприймати.

Для правильної структуризації документа всі структурні елементи тексту мають бути чітко визначені. Кожен з них має власне форматування (стиль), яке описується лише один раз.

Крім цього, формування структури дає змогу легше орієнтуватись у великому документі. У структурованому документі можна досить швидко пересуватися між розділами. Це має назву навігація структурою.

Для позначення структурних елементів у списку стилів є спеціальні стилі, які мають назву структурних елементів.

Стилі:

- Заголовок 1 використовується для позначення заголовків до основних розділів;

- Заголовок 2 - позначення заголовків другого рівня;

- Заголовок 3 - позначення заголовків третього рівня;

- Звичайний - позначення основного тексту документа.

Правильне структурування документів важливе не тільки для користувачів, які безпосередньо працюють з ними, а й для людей, що користуються пошуковими системами та системами автоматичного обліку електронної документації.

Якщо структурований документ буде розташований у мережі Інтернет, то пошуковий робот може більш точно його класифікувати і внести до каталогу обліку ресурсів коректну інформацію.

Важливою частиною будь-якого документа є колонтитул.

Колонтитул - це текст та/або зображення, що розташовується внизу або вгорі кожної сторінки документа.

Залежно від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми та нижніми. Верхня або нижня частина сторінки називається зоною колонтитула і використовується для введення однакового тексту (назви книжки, імені автора, номера сторінки, логотипа тощо) на кожній сторінці (або парних/непар-пих сторінках) документа. Відстань від краю сторінки до колонтитула можна змінювати.

Допускається створювати особливий колонтитул або взагалі його не створювати для першої сторінки документа чи певного розділу. Можна також створювати різні колонтитули для парних і непарних сторінок розділів або документа.

Для створення колонтитула

1) виконайте подвійне натиснення лівої кнопки миші у верхньому або нижньому полі сторінки, тобто в місці, де має бути розташований колонтитул;

- наберіть текст колонтитула або вставте рисунок;

- для повернення до роботи з основним текстом документа двічі клацніть лівою кнопкою миші на робочому полі документа.

Поки на екрані видно зону колонтитула, основний текст документа редагувати неможливо.

Колонтитул може містити номер сторінки.

Вставлення номерів сторінок здійснюється зі стрічкового меню:

клацнути вкладку Вставлення та обрати групу Колонтитули; клацнути команду (кнопку) Номер сторінки, в списку, що відкрився, обрати вигляд номера сторінки.

Із цієї ж групи можна також вибрати готові колонтитули (кнопки Верхній колонтитул і Нижній колонтитул) та виконати їх налагодження і редагування.

Для видалення колонтитулів:

виберіть розділ, який містить колонтитул, що підлягає видаленню, та подвійним клацанням лівої кнопки миші перейдіть в область колонтитула; після цього виконайте видалення тексту колонтитула відомими вам способами.

Перевіряємо себе

1. Поясніть, що ви розумієте під “структурою” текстового документа.

2. Що називають розділом?

3. Як прийнято називати назви розділів?

4. Із чого складається зміст документа?

5. Які розрізняють типи функціональних одиниць або структурних елементів текстового документа?

6. Яку частину тексту називають “символьними структурними елементами”'

7. Який елемент стрічкового меню Вигляд містить прапорець Область переходів'

8. Навіщо використовується поле введення Пошук у документі засобу Навігація⁴'

9. Який засіб має назву “Навігація”?

10. Як називають текст та/або зображення, що розташовується внизу або вгорі кожної сторінки документа?

11. Як можна створити колонтитул?

12. Які дії потрібно виконати для видалення колонтитулів?

Виконуємо

1. Відкрийте раніше створений документ “Що я знаю про комп’ютер?”

2. Виокремте його частини, які вважатимуться назвами розділів різних рівнів.

3. Позначте їх відповідними стилями з меню Стилі

4. Перегляньте структуру документа, використовуючи Область навігації.

5. Вставте нижній колонтитул - своє ім’я та прізвище.

6. Вставте верхній колонтитул - номер школи та населений пункт.

7. Збережіть документ у Документ Word (*.doc).

3.6. Посилання. Автоматизоване створення змісту та покажчиків

Кожний багатосторінковий документ обов’язково має спеціальний список, який містить назви структурних елементів, - зміст.

Зміст документа - це впорядкований перелік заголовків та підзаголовків. Для автоматичного створення змісту документа слід попередньо застосувати вбудовані стилі під час форматування до заголовків усіх рівнів.

Посилання - це об’єкт у документі, за допомогою якого можна перейти до іншого фрагмента цього ж документа або до іншого документа. Для побудови змісту: меню Посилання клацнути Зміст і вибрати потрібний стиль змісту. Після цього вказати потрібні значення властивостей (кількість рівнів, заповнювач тощо) (рис. 3.16).

Якщо стилі заголовків за рівнями в тексті не були визначені, то слід спочатку здійснити структуризацию в меню Основне в групі Стилі. Інакше зміст не буде побудовано.

Автоматизоване створення змісту та покажчиків. Предметний покажчик - це список слів (термінів), які вживаються в текстовому документі. Такий список для зручності пошуку слів вбудовується зазвичай у алфавітному порядку в кінці чи на початку документа. Покажчик містить номери сторінок, на яких ці слова згадуються в тексті документа.

 

1. Встановити курсор у місце документа, де буде розташовуватися Предметний покажчик => обрати меню Посилання, у вікні, яке відкриється, клацнути Позначити.

2. Відкриється вікно Визначення елемента покажчика, де в рядку Основний набрати ключове слово (чи кілька слів), яке є в тексті документа.

2. У рядку Додатковий набрати додатковий текст (це можуть бути ключові слова в різних відмінках).

4. Натиснути Позначити та, не закриваючи це вікно, почергово внести всі ключові та додаткові фрагменти тексту.

5. Після закінчення натиснути Закрити (з’явиться замість Скасувати).

6. Усі позначені елементи Предметного покажчика вставляються в документ як поля ХЕ (елементи предметного покажчика), вони оформляються як приховані знаки. Для того щоб їх приховати, потрібно натиснути кнопку Недруковані знаки Ц в меню Основне.

7. Обрати меню Посилання. У вікні, яке відкриється при потребі, обрати формат Предметного покажчика та клацнути ОК.

8. Предметний покажчик буде вставлено за положенням курсора.

Перевіряємо себе

1. Що називають Посиланням?

2. Що називають Змістом документа?

3. Які дії слід виконати для автоматичного створення змісту документа?

4. Що називають Предметним покажчиком?

5. Послідовність яких дій необхідно виконати для побудови Предметного покажчика?

Виконуємо

1. Відкрити документ “Що я знаю про комп’ютер”.

2. У меню Посилання клацнути Зміст і вибрати стиль змісту через засіб Вставити таблицю змісту.

3. У вікні, що відкрилося, вибрати параметри змісту.

4. Переглянути структуру документа, використовуючи Область навігації.

5. У кінці документа, користуючись вказівками, які є в параграфі, створити предметний покажчик із 10 слів.

6. Зберегти документ.

3.7. Опрацювання складного текстового документа

Документ, який розподілено на декілька розділів або параграфів, можна вважати складним.

Є багато прийомів, використання яких спростить його форматування та редагування. Наприклад, для переходу до того чи іншого заголовка в документі досить встановити курсор миші на відповідний заголовок у його змісті та натиснути клавішу Сілі на клавіатурі. Після цього

клацнути лівою кнопкою миші заголовок - виконається перехід на відповідний заголовок у документі.

Якщо в текст документа внесено зміни (вставлення/вилучення сторінок, зміна заголовків (їх кількість і текст)), їх досить легко відобразити в змісті таким чином:

1. Внести зміни до заголовків та (чи) зміни кількості сторінок, тексту, назв тощо.

2. Перейти на поле змісту й клацнути правою кнопкою миші - відкриється контекстне меню.

3. В контекстному меню клацнути Оновити зміст і обрати Оновити цілком - ОК.

У Microsoft Word є декілька засобів, що дають змогу швидко переглянути документ і внести до нього зміни. Один із них:

1. Клацнути меню Вигляд.

2. Установити позначку в полі Область навігації - відкривається вікно Навігація. У цьому вікні доступні три режими:

• Перегляд заголовків у документі.

• Перегляд сторінок документів.

• Перегляд результатів поточного пошуку.

Після встановлення позначки в полі Область навігації і обрання режиму “Перегляд заголовків у документі” вздовж лівого поля робочої частини вікна документа відкриється вертикальна область, у якій відображатиметься структура документа (заголовки, підзаголовки) (рис. 3.18).

Для перегляду тексту документа досить виконати перехід, клацаючи відповідні заголовки.

У пакеті Microsoft Office є можливість почергового копіювання декількох фрагментів документа (в останніх версіях -24) для їх подальшого використання в інших місцях документа або в інших документах.

Виконується це через одночасне розміщення в Буфері обміну кількох фрагментів тексту (і не тільки тексту). Буфер обміну Microsoft Office спільний для програмних продуктів Microsoft. Для роботи з ним у додатках пропонується спеціальна Область завдань, яка теж називається Буфер обміну.

Для обміну інформацією між кількома документами або переміщенням чи копіюванням фрагментів у межах одного документа, в меню Основне клацнути Буфер обміну - зліва від текстового поля (робочого) відкриється область завдань Буфер обміну (рис. 3.19). Буфер обміну заповнюється скопійованими фрагментами, які показані умовними значками. Значки відповідають різним типам даних фрагментів.

У заголовку Області завдань є кнопки Вставити все та Очистити все, а також список скопійованих фрагментів. Усі вони можуть бути вставлені в будь-який відкритий на цей час документ.

Для вставлення всіх фрагментів у активний документ потрібно встановити курсор миші (клацнути) у відповідне місце документа й натиснути кнопку Вставити все.

Для вставлення окремого фрагмента потрібно встановити курсор миші (клацнути) у відповідне місце документа, помістити покажчик миші на потрібний фрагмент і клацнути його. Він буде вставлений у документ у поточну позицію курсора.

Для видалення фрагмента з Буфера обміну потрібно клацнути на стрілці поряд із фрагментом. Після цього розкриється список команд, які можна застосувати до фрагментів, з них обрати й натиснути Видалити.

Перевіряємо себе

1. Який документ можна вважати складним?

2. Які прийоми спростять форматування та редагування?

3. Якщо в текст документа внесено зміни (вставлення/вилучення сторінок, зміна заголовків (їх кількість і текст)), яким чином можна відобразити їх в змісті?

4. Які засоби можна використати для швидкого перегляду документа та внесення до нього змін?

5. Який засіб використовується для обміну інформацією між кількома документами або переміщенням чи копіюванням фрагментів у межах одного документа?

6. Як можна вставити одночасно декілька скопійованих (Ьоагментів тексту?

7. Як вставити окремий фрагмент тексту?

8. Що слід зробити для вилучення фрагменту з Буферу обміну?

Виконуємо

1. Відкрити документ “Що я знаю про комп’ютер?”.

2. Додати у нього розділ “Як я користуюсь Інтернетом”. Для назви розділу вибрати стиль Заголовок 1.

3. Виокремити кілька частин документа із назвами, яким дати імена Заголовок 2 та Заголовок 3.

4. Використати Буфер обміну для переміщення частин тексту: Заголовок З на місце Заголовок 2.

5. Створити новий документ, а Скопіювати декілька фрагментів у документі “Що я знаю про комп’ютер?” і вставити одночасно в створений документ.

6. Очистити Буфер обміну.

7. Зберегти обидва документи.

Завдання

1. Наберіть текст відповідно до обраної теми.

2. Продумайте та порадьтесь із учителем щодо необхідності та місця вставлення зображень у текст.

3. Продумайте та порадьтесь із учителем щодо необхідності та місця вставлення таблиці в текст.

4. Виокремте в документі фрагмент тексту, який можна відформатувати в дві колонки.

5. Відформатуйте зазначений фрагмент у колонки. Додайте до цього фрагмента заголовок.

6. Збережіть створений документ.

Рекомендовані теми до практичної роботи

1. Предмети, які вивчають учні восьмого класу.

2. Що я знаю про Україну?

3. Найбільші річки України.

4. Що я знаю про Сполучені Штати Америки?

5. Мій особистий розклад на тиждень - мої улюблені справи.

6. Місто, де я народився (народилася).

7. Тварини, що живуть у лісах України.

Завдання

1. У тексті документа, який створено в школі, виокремте заголовки першого та другого рівнів.

2. Застосуйте до них відповідні стилі (використовуйте при цьому список Стилів).

3. До основного тексту документа застосуйте стиль Звичайний.

4. Отримайте від учителя вимоги до оформлення документа (передбачається застосування засобів Абзац, Шрифт тощо).

5. Перегляньте структуру документа.

6. Для пояснення особливих для тексту документа термінів, власних імен, назв тощо створіть Предметний покажчик.

7. На останній сторінці документа побудуйте його зміст.

8. Збережіть документ.

Примітка. Додаткові вимоги до оформлення тексту надає вчитель.

Словничок

Бланк - аркуш паперу з розміщеними на ньому постійними реквізитами.

Документ Word (*.doc) - формат текстового процесора Word; у цьому' форматі документи зберігаються за замовчуванням.

Звичайний текст (*.txt) - найбільш універсальний формат, що зберігає текст без форматування; у текст вставляються тільки символи кінця абзацу; формат використовують для збереження документів, які можуть бути прочитані в застосунках, що працюють у різних операційних системах.

Зміст документа - впорядкований перелік заголовків і підзаголовків (зазвичай із номерами відповідних сторінок).

Колонтитул - текст та/або зображення, що розташовується внизу (нижній колонтитул) або вгорі сторінки документа (верхній колонтитул).

Макрос - команди та інструкції, згруповані в послідовність, яка запускається на виконання однією командою та призначена для автоматичного виконання певного завдання.

Розділ у тексті документа - частина документа, яка містить певний функціональний зміст.

Стиль абзацу - властивість абзацу (спосіб вирівнювання тексту, позиції табуляції, міжрядковий інтервал, інтервал перед і після, може містити формат символів).

Стиль символів - властивість символів (шрифт, розмір символів, накреслення, ефекти, колір тощо).

Стиль списку - властивість списку (спосіб вирівнювання, знаки нумерації або маркери, шрифти тощо).

Стиль таблиці - набір властивостей таблиці, який визначає вигляд меж, заливки, вирівнювання тексту, шрифти тощо.

Стиль тексту - набір значень властивостей тексту (у тому числі - рівень контуру, що використовується для автоматичної побудови документа), який має певну назву.

Текст у форматі RTF (*.rtf) - формат RTF (Rich Text Format - розширений текстовий формат), універсальний формат, що зберігає все форматування, перетворює коди керування на команди, які можуть бути прочитані та інтерпретовані в багатьох застосуиках.

Формат PDF (*.PDF) - англ. Portable Document Format - формат файла, створений на основі формату Post Script (формату, призначеного для виведення документів на папір), який зберігає форматування документа.

Формуляр -сукупність реквізитів.

Шаблон документа (*.dot) - документ, на якому можуть базуватися інші документи.

Шаблон електронного документа - електронна форма, яка містить постійні реквізити та структуру документа.

Штамп - група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку (в шаблоні) як єдиний блок.